「就業規則」とは?作成義務・記載内容・届出手続などをわかりやすく解説

「就業規則」とは?

「就業規則」とは?

就業規則(しゅうぎょうきそく)」とは、簡単にいうと、労働時間や服務規律など、従業員が、その会社で働くうえで守らなければならないルール(労働条件)について定められている、いわば「職場のルールブック」をいいます。

就業規則に記載する内容や、作成・変更する際の手続などについては、「労働基準法」に定められています。

就業規則の必要性

会社では多様な考えをもった従業員が働いており、全員がそれぞれの意見や価値観に基づいて勝手に行動してしまうと、会社の秩序を維持することができません。

そこで、就業規則によって職場のルールを定めることにより、従業員それぞれが一定のルールに従って行動することで、会社の秩序を維持することができるようになります。

また、従業員の目線から就業規則をみると、法律上、就業規則は労働条件の最低基準を定めたものとして取り扱われることとなります。

つまり、従業員は、就業規則で定められている労働条件よりも不利な条件(就業規則を下回る条件)で働くことのないよう、労働基準法によって保護されているといえます。

就業規則の作成義務

法律によって、「常時10人以上の労働者を使用する使用者」は、就業規則を作成する義務があります(労働基準法第89条)。

ポイントは、次の3つです。

就業規則の作成義務

  • 「常時10人以上」であること
  • 「労働者」を使用していること
  • 法律の適用は「事業場」単位であること

「常時10人以上」であること

人数の要件については、「常時」の人数とされており、これは「常態として」雇用している人数をいいます。

例えば、常態として8人の従業員が雇用されており、繁忙期にだけ一時的に2人増員しているような場合には、この要件を満たしません(就業規則の作成は不要)。

一方、常態として10人の従業員が雇用されており、退職などによって一時的に9人になっているとしても、「常時10人以上」に該当するといえます(就業規則の作成が必要)。

「労働者」を使用していること

ここでいう「労働者」とは、その会社に雇われている従業員であれば、雇用形態を問いません。

したがって、正社員に限らず、アルバイト・パート・嘱託なども含まれます。

例えば、正社員が7人で、その他にパートの従業員が5人いることが常態であれば、「常時10人以上」の要件を満たします。

なお、会社(派遣先)が受け入れている派遣従業員は、ここでいう労働者にはカウントされません(派遣元の会社の労働者としてカウントされます)。

法律の適用は「事業場」単位であること

就業規則の作成義務は、「事業場」という場所単位で適用され、会社全体で適用されるものではありません。

例えば、本社と異なる所在地に支店がある場合、原則として、本社と支店とは別の事業場として取り扱われることになります。

したがって、本社と支店のそれぞれで、常時10人以上であるかどうかを判断します。

例えば、本社で常時9人、支店で常時9人の従業員がいる場合には、いずれの事業場も常時10人に満たないため、就業規則の作成義務はありません。

就業規則の記載内容

絶対的記載事項

就業規則には、「労働時間」「賃金」「退職」の3つの内容が必ず定められている必要があります。

これを「絶対的記載事項」といいます(労働基準法第89条)。

これらの内容が記載されていない就業規則は、法律上は適正な就業規則として認められません。

絶対的記載事項の具体例

  1. 労働時間 … 始業終業時刻・休憩時間・休日・休暇など
  2. 賃金 … 決定方法・計算方法・支払方法・締切日・支払日・昇給など
  3. 退職 … 定年・退職事由・解雇事由など

相対的記載事項

また、これに加えて、「決まりがあるのであれば、就業規則に記載することが求められる」という内容があり、これを「相対的記載事項」といいます。

相対的記載事項の具体例

  1. 退職手当
  2. 賞与
  3. 食費・作業用品などの費用負担
  4. 安全衛生
  5. 職業訓練
  6. 災害補償・業務外の傷病扶助
  7. 表彰・制裁
  8. その他

さらに、上記のいずれにも該当しない事項を記載することも可能です。

これを「任意的記載事項」といいます。

任意的記載事項には、例えば、採用手続や試用期間に関する事項などがあります。

就業規則の別規程

会社によっては、就業規則の他に、「賃金規程」「退職金規程」「育児・介護休業規程」など、別規程が作成されることがあります。

これらは、もともとは就業規則に記載される内容ですが、ボリュームが多くなりやすい傾向があることから、就業規則とは独立させて別規程を設けることで、社内規程を整理して管理しやすくなるというメリットがあります。

このとき、就業規則には、「従業員の賃金に関する事項については、賃金規程に定めるものとする」など、いわゆる委任規定と呼ばれる文言を定めておくことが一般的です。

なお、別規程といえども就業規則の一部であることに変わりはないため、後述する労働基準監督署への届出など、就業規則の作成・変更に関する手続が必要となります。

就業規則の作成・変更手続

就業規則を作成・変更する場合には、一般的に、次の手順によって手続を行います。

就業規則の作成・変更にかかる手続

  1. 就業規則の作成・変更案を用意する
  2. 従業員代表者から意見を聴取する
  3. 労働基準監督署に届出をする
  4. 従業員に周知する

以下、順に解説します。

就業規則の作成・変更案の用意

就業規則の作成・変更案の用意については、自社で行うか、または専門家に依頼するかの選択肢があります。

自社で用意する場合には、厚生労働省が提供する「モデル就業規則」など、信頼できるひな型を用いる方がよいでしょう。

専門家に依頼する場合には、就業規則の作成・変更を取り扱っている社会保険労務士や弁護士に依頼することが一般的です。

就業規則の労働基準監督署への届出

労働基準監督署への届出義務

就業規則を作成したとき、または変更したときは、会社はその就業規則を管轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。

届出は「事業場単位」であるため、会社は同じでも複数の事業場がある場合は、事業場ごとに、それぞれの管轄の労働基準監督署に提出する必要があります。

なお、これはあくまで「届出」の義務であって、就業規則の内容について労働基準監督署の「許可」を得ることまで要するものではありません。

従業員代表者への意見聴取と意見書の添付

就業規則の届出をする際には、事前に従業員代表者の意見を聴く必要があり、それを証するために「意見書」を添付する必要があります(労働基準法第90条)。

この意見書には、従業員代表者の氏名の記載が必要とされています(労働基準法施行規則第49条第2項)。

意見書では、従業員代表者が、作成・変更される就業規則の内容について意見を述べます。

ただし、これはあくまで従業員代表者を通じて、従業員の意見を尊重するための手続であって、仮に「就業規則の内容について反対である」旨の意見が記載されていたとしても、労働基準監督署では届出が受理されます。

つまり、就業規則の作成・変更の際には、従業員代表者の「意見」を聴くことは必要であっても、「同意」を得ることまでは求められていないということを意味します。

就業規則の周知

就業規則は、見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって、従業員に周知しなければならないとされています(労働基準法第106条)。

従業員に周知されていない就業規則は、無効である(法律上、就業規則として効力を認めない)と判断した裁判例があるため、必ず周知をしておく必要があります(フジ興産事件/最高裁判所平成15年10月10日判決)。

就業規則を従業員に周知するための具体的な方法は、法律によって次の3つの方法が定められています(労働基準法施行規則第52条の2)。

就業規則の周知方法

  • 常時、各作業場の見やすい場所に掲示または備え付けすること
  • 書面を従業員に交付すること
  • データを従業員が常時確認・閲覧できるように、パソコンなどの機器を設置すること

就業規則がない場合(労働基準法違反)の罰則

法律上、就業規則を作成する義務があるにも関わらず、作成を怠った場合には、会社に対して「30万円以下の罰金」という罰則が定められています(労働基準法第120条)。