【就業規則の届出手続】従業員代表者の選出、意見書、届出方法などを解説

会社が就業規則を作成または変更した場合には、その就業規則を所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。

その際、単に就業規則を提出するのではなく、労働基準法に則った手続を経る必要があります。

この記事では、就業規則を届け出る際の手続について解説します。

就業規則の届出手続とは

届出の必要性

法律上、就業規則の作成が義務付けられる会社が、就業規則を作成したとき、または変更したときは、所轄の労働基準監督署長に届け出なければならないとされています(労働基準法第89条)。

なお、就業規則の作成が義務付けられる要件については、以下の記事をご覧ください。

「就業規則」とは?作成義務・記載内容・届出手続などをわかりやすく解説

就業規則を労働基準監督署に届け出る必要はありますが、内容について許可を得る必要まではありません。

労働基準監督署の窓口では、必要書類に不備がない限り、基本的に就業規則を受理してもらえます。

届出が受理された際には、就業規則に労働基準監督署の受付印が押印されますが、労働基準監督署の受付印があるからといって、「適法な就業規則である」というお墨付きをもらえるものではありません。

就業規則の届出手続

就業規則の届出手続については、労働基準法によって、次のとおり手続が定められています。

第90条(作成の手続)

使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない

2 使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。

以下、順に説明します。

従業員の過半数代表者の意見書

従業員の過半数代表者

就業規則を届け出る際には、従業員の過半数を代表する従業員を選出し、その代表者の意見を聴く、という手続を経る必要があります(従業員の過半数で組織する労働組合がある場合は、その意見を聴きます。以下同じ)。

従業員の過半数代表者は、作成または変更される就業規則の内容について、従業員の代表者として、会社に対して意見を述べる役割を担います。

なお、「過半数」とは、その事業場で働くすべての従業員の過半数とされているため、母数には正社員だけでなく、パート・アルバイト・契約社員などを含みます。

従業員の過半数代表者には、誰もがなれるものではありません。

従業員の過半数代表者になることのできる従業員の要件や、その選出方法については、法律によって次のとおり定められています(労働基準法施行規則第6条の2第1項)。

従業員の過半数代表者の要件

  • 労働基準法第41条第2号に規定する監督・管理の地位にある者でないこと
  • 労働基準法に規定する協定等をする者を選出することを明らかにして実施される投票、挙手等の方法による手続により選出された者であって、使用者の意向に基づき選出されたものでないこと

「監督・管理の地位にある者」とは、通称「管理監督者」といわれ、労働基準法の一部の適用が除外される従業員をいいます。

管理監督者に該当するかどうかの判断要素について、ここでは説明を割愛しますが、一般的には、部長職など、経営幹部に近い立場で働く従業員がこれに該当します。

また、従業員の過半数代表者は、投票など民主的な手続によって選出する必要があります。

例えば、社長が一方的に任命していたり、選出手続が何年も行われず、暗黙の了解でずっと同じ従業員が過半数代表者になっているなど、選出方法が適切でない場合には、就業規則が適法に届け出られたものとは認められません。

なお、細かい話ですが、「投票、挙手等」の「等」の意味について、行政通達(平成11年3月31日基発169号)では、従業員同士の話し合いや持ち回り決議など、従業員の過半数が代表者の選任を支持していることが明確になるような、民主的な手続が該当するとしています。

意見書とは

就業規則の作成または変更の届出に際しては、従業員の過半数代表者の意見を記した「意見書」を添付する必要があります。

意見書には、決まった様式はありませんので、会社が任意に作成したもので構いません。

意見書のひな型(例)は次のとおりです。

なお、この手続はあくまでも従業員の過半数代表者の「意見」を聴くものであって、その「賛成」や「同意」を得る必要まではありません

ここで仮に「反対」との意見が述べられていたとしても、就業規則の効力には影響はありません。

就業規則の一部のみを変更する場合の意見聴取

就業規則の「一部のみ」を変更する場合であっても、従業員の過半数代表者の意見を聴く必要があります。

このとき、就業規則の変更内容が、特定の部署や職種の従業員にしか影響しないものであっても、その事業場の全従業員の過半数代表者の意見を聴く必要があります。

例えば、正社員100名、パート従業員10名の事業場において、パート従業員にのみ適用される就業規則を変更する場合でも、従業員の総数の過半数(56名以上)を代表する従業員の意見を聴く必要があります(パート従業員10名の過半数を代表する従業員ではない、ということです)。

しかし、この場合には、就業規則の変更内容の影響を受ける立場にある、パート従業員の意向を十分に反映できない可能性があります。

そこで、この場合には、パートタイム労働法(正式名称は「短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律」)の第7条により、会社はパート従業員の過半数を代表する者の意見を聴くように努めなければならない(努力義務)とされています。

意見聴取に関する罰則

会社が従業員の過半数代表者からの意見聴取を怠り、または過半数代表者の選出方法が適切でない場合には、罰則として30万円以下の罰金の対象になります(労働基準法第120条)。

就業規則の郵送による届出・本社一括届出制度

就業規則の届出書類

就業規則の届出は、事業場を管轄する労働基準監督署に対して行います。

例えば、本社と支店が別にある場合には、それぞれの事業場を管轄する労働基準監督署に対して届け出ます。

この届出は、郵送で行うことも認められます。

郵送する場合は、労働基準監督署から会社控え分を返送してもらうために、返信用封筒を入れておきます。

就業規則の届出の際には、次の書類を提出します。

就業規則の届出書類

  • 就業規則原本(2部)
  • 就業規則(変更)届(2部)
  • 従業員代表者の意見書(2部)

届出書類は、2部ずつ用意する必要があり、提出した後、1部は受付印を押され、会社の控え(保管用)として返却されます。

届出に必要な書類のうち、就業規則はCD-R等の電子媒体で提出することができます。

ただし、意見書は書面による原本を添付することが必要です。

就業規則(変更)届

届出をする際に、就業規則の表紙として添付する書面をいいます。

就業規則(変更)届には、法律上決まった様式はなく、会社が任意に作成したもので構いません。

就業規則(変更)届のひな型(例)は次のとおりです。

就業規則(変更)届には、少なくとも会社の名称、会社の所在地、会社代表者の職名・氏名が記載されていることが必要です。

厚生労働省や各労働局のホームページ上に、ダウンロードできる就業規則(変更)届のワードデータがありますので参考にしてください。

一括届出制度

一定の要件を満たすと、本社と他の事業場(支店、営業所、店舗など)の就業規則について、本社で一括して(まとめて)、本社の事業場を管轄する労働基準監督署に対して届出をすることが認められます。

その要件として、一括して届け出る本社の就業規則と、本社以外の事業場の就業規則が、変更の前後を通じて、同じ内容であるものに限り利用することができます。

就業規則を届出する期限

就業規則の届出については、法律上、作成または変更した後、「遅滞なく」届け出る必要があると定められているだけで、具体的に何日以内などと定められていません(労働基準法施行規則第49条)。

「遅滞なく」とは、法律用語として、「なるべく、すぐに」というニュアンスで用いられることが一般的ですが、届出が遅滞することについて合理的な理由があれば、ある程度の遅れは許容されるといえます。

例えば、従業員代表者から意見書の提出が遅くなった、郵送の遅配によって手続が遅延したなどの理由があれば、届出が遅れたことをもって直ちに罰則が科されることまではないでしょう。

届出していない場合の就業規則の効力

作成または変更をした就業規則を届け出なかった場合に、その就業規則の効力は認められるのか否かという点については、裁判例で、「届出手続は、作成または変更にかかる就業規則の効力発生要件をなすものではない」旨を述べています(コクヨ事件/大阪高等裁判所昭和41年1月20日判決)。

就業規則の効力という意味では、「従業員への周知」が最も重要であり、届出をした後、就業規則の内容を従業員に周知することを欠かすことのないように留意してください。