就業規則における「休職制度」の規定例(記載例)と運用上のポイントを解説

就業規則における休職制度の必要性

休職とは?

「休職」とは、一般に、従業員が私傷病などの事由によって、長期間にわたって業務を行うことができない場合(労務不能の場合)に、従業員としての身分を保ったままで、会社が一定期間の就労を免除する取り扱いをいいます。

休職は、法律上、制度として設けることが会社に義務付けられているものではありません

休職制度を設けるかどうか、また、設けるとしても、その内容(休職事由や休職期間など)をどのような内容にするのかは、会社の判断によって任意に定めることができます。

なお、休職制度を設けた場合には、その内容を就業規則に定めることが必要となります(就業規則の相対的必要記載事項)。

休職の種類

休職の種類には、私傷病などのように、従業員の労務不能を理由とする休職の他にも、「起訴による休職」「公務就任による休職」「出向による休職」などのように、労務は提供できるものの、就労が不相当となったことを理由とする休職などがあります。

なお、「起訴による休職」とは、従業員が刑事事件において起訴された場合に、勾留などによって労務を提供できない期間中に休職をさせるもので、従業員には有罪判決の確定までは無罪の推定が働くために、会社が解雇理由を見出すことができないことから便宜上設けられる休職をいいます。

会社に休職制度がない場合はどうなる?

会社と従業員との間には、「労働契約」が締結されており、労働契約の本質は、従業員が提供する労務に対して、会社が賃金を支払うことにあります。

本来、従業員が私傷病によって労務を提供できない場合には、会社に賃金を支払う法律上の義務はなく(これを「ノーワーク・ノーペイの原則」といいます)、それに伴って労働契約も必然的に継続することができなくなります

つまり、会社に休職制度がない場合には、従業員が私傷病によって労務を提供できなくなった時点で、会社は従業員を解雇することができると考えられます。

とはいえ、一般的な企業では終身雇用制度が根強く、労務を提供できなくなった時点ですぐに解雇することは、現実的ではありません。

そこで、休職制度を設けることにより、いわば一定期間の解雇の猶予を与えることで、雇用の安定を図ることが慣習として根付いているといえます。

休職期間中の賃金の取り扱い(有給・無給)

会社が休職制度を設けた場合でも、前述のとおり、従業員から労務の提供がない以上は、会社には賃金を支払う義務がないため、会社は休職期間中の賃金を支払わないこと(無給)としても問題ありません

また、会社が賃金を支払う場合でも、賃金をいくら支払うのかは、いわば福利厚生の一環として、会社の判断によって、任意に定めることができます。

私傷病と業務上の傷病(労災)との違い

休職制度の対象となるのは、あくまで、従業員の私傷病による労務不能の場合です。

会社での業務によって生じた傷病(業務上の傷病)については、法律によって、会社は、従業員が業務上の負傷・疾病にかかり療養のために休業する期間中、およびその後30日間は解雇してはならないことが定められており(労働基準法第19条)、また、会社には休業期間中、一定の賃金を補償する義務が定められています(労働基準法第76条)。

就業規則における休職制度の規定例(記載例)

休職制度に関する一般的な就業規則の規定例(記載例)は、次のとおりです。

就業規則の規定例(記載例)

(休職)

第1条 従業員が次のいずれかの事由に該当するときは、所定の期間休職とします。

一、業務外の傷病による欠勤が●ヵ月を超え、なお療養を継続する必要があるため勤務できないとき…●年以内で会社が認める期間【注①】

二、前号のほか、特別な事情【注②】があり、休職させることが適当と認められるとき…会社が認める期間

2 休職期間中に休職事由が消滅したときは、原則として元の職務に復帰することとします。ただし、元の職務に復帰させることが困難または不適当と会社が判断する場合には、他の職務に就かせることがあります【注③】

3 従業員が第1項第一号により休職し、休職期間が満了しても、なお傷病が治癒せず、就業が困難な場合には、休職期間の満了をもって退職することとします。

【注①】休職の定義、期間

どのような場合に休職扱いとするか、また、休職の期間については、法律上の定めはありませんので、会社が任意に定めることができます。

休職期間は、一般的には、会社の規模が大きくなるほど休職期間は長く、規模が小さくなるほど休職期間は短くなる傾向があるといえます。

実務上、大企業では2年以内、中小企業では6ヵ月から1年以内と定めている就業規則を目にすることが多いように感じます。

また、入社後の勤続年数によって、休職期間の取り扱いを変える例もあります。

例えば、「入社後3年未満の場合は6ヵ月以内、入社後3年以上の場合は1年以内の休職を認める」などのように定めることも可能です。

【注②】私傷病以外の休職事由

ここで「特別な事情」とは、例えば、従業員が刑事事件で起訴された場合や、公職に就任する場合、(今の会社に在籍したままで)他の会社に出向する場合などが該当します。

【注③】復職先の判断について

復職後は、体力面などの理由でいきなり元の職務に復帰することが難しい場合がありますので、会社の判断によって、他の職務(身体に負担の少ない事務作業や、軽易な作業など)に就かせる場合があることを規定しておくことが必要と考えます。

復職の可否に関する規定

復職の可否の判断

休職をしていた従業員が復職を希望する場合に、会社として悩ましいのが復職の可否の判断です。

従業員の希望だけを聞いて復職させてしまうと、かえって病状が悪化してしまうおそれや、現場作業などでは事故の危険を伴う場合がありますので、会社は、本当に復職が可能なのかどうかを慎重に検討する必要があります。

そこで、会社に求められる対応として、復職の可否の判断に際しては、従業員本人の意向だけでなく、診断書や、医師の意見など、様々な判断材料を集めたうえで、慎重に判断するべきと考えます。

うつ病(メンタルヘルス)による休職への対応

特に、うつ病(メンタルヘルス)など、外から症状が見て取れないような場合には、早計に復職を認めてしまうことにより、症状が再び悪化し、かえって休職と復職を繰り返してしまうケースもあります。

一般的には、診断書の記載内容をもとに判断しますが、実際には主治医の診断書の記載内容だけで判断することは難しいことが多く、また、診断書は従業員の申告内容に基づいて作成されるため、医師が「早く復職したい」という従業員の気持ちを汲んで診断書を作成する場合もあり得るなど、会社にとって診断書が必ずしも客観的な判断に資するものとはいえないことに留意する必要があります。

そこで、会社は、従業員の主治医に対して直接ヒアリングを行うなどして、復職の判断をするための判断材料を集めていく必要があります。

なお、主治医は診断内容について、業務上の守秘義務を負っていますので、会社が主治医に対してヒアリングを行う場合には、原則として従業員の同意が必要です。

以上の内容を踏まえた就業規則の規定例(記載例)は、次のとおりです。

就業規則の規定例(記載例)

(復職)

第2条 休職期間満了までに休職事由が消滅したときは、従業員は速やかにその旨を会社に通知し、「復職願(別紙様式)」を提出することとします。

2 前項の場合において、休職の事由が私傷病による場合には、医師の診断書(費用は従業員負担とします)を復職願に添付することとします。なお、会社が必要と認めたときは、医師との面談をしたうえで、復職の可否を判断する【注④】こととします。

3 従業員の選定した医師によって作成された診断書が会社に提出された場合であっても、別に会社が選定した医師による診断を求めた場合には、従業員はこれに応じなければならない【注⑤】こととします。

【注④】主治医との面談

従業員にとっては、主治医に対して会社担当者がヒアリングをすることに抵抗がある場合がありますので、あらかじめ就業規則において、医師との面談を行う場合があることを規定として定めておき、休職時に従業員に対して説明しておくことが必要と考えます。

【注⑤】会社の指定する医師による診察

会社の指定する医師(産業医など)の診察を受けるよう指示することができるように規定を設けておくことも有用と考えます。

欠勤期間・休職期間の通算規定(休職と復職を繰り返す場合の対応)

(休職の要件としての)「欠勤期間」の通算規定の必要性

例えば、就業規則で、休職の要件として、「業務外の傷病による欠勤が2ヵ月を超えたとき」と定めたとします。

このとき、従業員が私傷病によって、1ヵ月連続して欠勤し、その後1日だけ出勤して、再び1ヵ月連続して欠勤したケースでは、実質的には2ヵ月の欠勤をしているにも関わらず、休職事由に該当せず、休職させることができないこととなります。

これは、1日の出勤をしたことで、欠勤期間が途切れてしまう(リセットされてしまう)ため、「2ヵ月を超えたとき」の要件に該当しなくなるためです。

そこで、このような場合にも、休職事由に該当すると判断するためには、欠勤期間は「連続」ではなく、「通算」してカウントすることを明記しておく必要があります。

就業規則の規定例(記載例)

(休職)

第1条 従業員が、次のいずれかの事由に該当するときは、所定の期間休職とします。

一、業務外の傷病による欠勤が通算して2ヵ月を超え、または過去3ヵ月間の欠勤日数が60日を超え、なお療養を継続する必要があるため勤務できないとき

「休職期間」の通算規定の必要性

次に、従業員が休職と復職を繰り返す場合を想定して、休職期間を通算する規定を定めることがあります。

これは、うつ病などの私傷病で、休職と復職を繰り返している場合に、毎回、休職期間がリセットされるようになると、会社はいつまでも休職を認め続ける必要があり、休職制度が機能不全に陥るおそれがあります。

そこで、同一または類似の事由による休職については、次のような休職期間を通算する規定を定めることで、休職制度を適切に運用することができるようになります。

就業規則の規定例(記載例)

(休職期間の通算)

第3条 休職を命じられた従業員が、休職期間満了よりも前に復職した場合、復職後6ヵ月を経ないで再び当該休職事由と同一ないし類似の事由により欠勤したときは、直ちに休職を命じることとします。この場合、休職期間は復職前の休職期間と通算することとします。

休職中の賃金・社会保険・勤続年数の取扱い

その他、休職に際しては、例えば、次の内容についても事前に検討しておく必要があります。

  • 休職期間中の賃金を支給するのかどうか
  • 休職期間中の社会保険料の支払い方法をどうするのか
  • 勤続表彰や退職金の計算などにおいて、勤続年数に含めるのかどうか

就業規則の規定例(記載例)

(休職期間中の取扱い)

第4条 休職期間中は原則として無給とします。この場合、従業員は会社に対し、月例賃金から控除されるべき社会保険料を、会社からの請求に従い直接支払わなければならない【注⑥】こととします。

2 休職期間は、原則として勤続年数に算入しないこととします。

【注⑥】休職期間中の社会保険料について

休職期間中の賃金を無給とした場合であっても、社会保険料の負担は変わりません。

したがって、会社と従業員は共に、休職前と同額の社会保険料を納付し続ける必要があります。

休職期間中に賃金を支給しない場合には、天引きによって社会保険料を徴収することができないため、従業員から会社に保険料を振り込んでもらうなど、事前に徴収方法を取り決めておくことが必要です。